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    網易PM我不希望把生命浪費在各種無聊的會議上...

    2018-11-09    來源:網易杭研項目管理
          周會周報,看似眾所周知,但當PMO把這一話題列入討論候選列表時,居然獲得了大部分項目經理的積極投票,看起來這里頭似乎有不簡單的疑問和困惑。
     
    周會
          先來說說周會,通過調查,目前項目經理們所處的項目中,毫無例外地擁有各自的周會,但開法略有不同,主要分為三類:
    1/3全體類
          全體類,就是項目全體人員共同參與,這根據項目大小不同又有差異。技術研發類項目,本身以研發人員為主體,周會以所有人員的狀態和項目信息同步為主;也會有部分產品類項目,雖然角色和人數眾多,但依然會有全體參與的周會,時間控制在半小時內,以產品和團隊的動向同步為主。
    2/3組長類
          組長類,這也是目前占比最高的周會形式,更多存在于產品類項目中。各組同步狀態,同時了解產品最新情況以及討論重要產品事宜。
    3/3三方類
          三方類,主要是產品運營市場三方周會,也存在于產品類項目中。因為這三方是產品動向的主要來源,且日常溝通合作中需要協調配合的事項更多,所以也需要定期的討論決策。
          當然,這里沒有包括各個職能團隊自己的周會,那些主要屬于團隊管理性質。
     
    那如何來開好這看似簡單的周會?
          首先,要想清楚為什么開周會?要同步狀態匯總各團隊信息?如果僅僅如此,每個團隊羅列自己的事項,互發郵件是不是就行了?顯然不夠。我們一定需要通過周會來面對面地感受到項目當前的整體狀態、重要問題、接下去的目標以及調整,更需要借此來對項目當前重要問題有一致的認識,有小幅度的討論,并形成下一步工作事項。這里有一些開好周會的要點:
    要點1.規模和時間控制
          人數不超過10-15人,時長不超過1.5小時。更大的規模和更長的時長,一方面是資源的極大浪費,另外一方面會造成討論無法有效展開。一個包括了20人的超過2小時的周會,是不可想象的效率低下。
    要點2.要不要輪流匯報?
          事無巨細的羅列,既乏味又無效。大部分項目整體情況可以通過項目經理事先的收集來直接做整體概述,對于部分方向性或者商務性小組,可以簡單匯報主要工作和主要問題。一旦會議陷入了輪流發言的局面,你會發現非發言的與會者很快就會掏出手機開刷。
    要點3.如何識別周會該討論什么?
          先說哪些不該來周會討論:急事不適合周會討論,要第一時間當下拍板!非跨團隊的問題不適合周會討論!純執行細節問題不適合周會討論!大方向決策問題不適合周會討論!……這樣我們就更容易得出哪些適合周會討論,跨團隊的,涉及到整體計劃性或者協同配合型的問題,或者中期改進型問題,適合放在周會上。項目經理一方面可以在實現收集整體狀態的過程中識別到此類問題,另一方面也需在周會過程中隨機應變發起對“火花”型問題點的快速討論。這樣的討論,不需要在周會時明確所有的細節,但大家有個共識并有個行動落實方向和人員即可。
    要點4.狀態同步的維度
          大部分情況下,不需要完全按照職能團隊來同步,目的不是匯報貢獻,而應該按照產品內子項目線的維度來跟進進展,挖掘問題。當然,整體研發情況是一個必有的維度。
    要點5.說話比例
          如果一個周會從頭到尾是項目經理或者主管在唱獨角戲,那就應該反省一下周會的形式和內容了。合適的比例是1:1:1。第一個1指的是會議主持人,往往是項目經理或主管,向大家更新整體狀態,并且貫穿整個討論;第二個1指的是部分需要匯報的與會者發言;第三個1更為重要,是所有與會者參與討論發言。達到了這樣的比例,容易讓參會者從信息獲取度、決策參與度和專注度上都保持較高的水平。
    要點6.固定時間地點
          周會的時間地點需要盡可能的固定,這樣會讓大家有預期性和節奏感,也能夠提高到會率和準時率。為此,會議主持者需要付出不少努力,包括預定會議室、應對突發事件、完善會議規則和通知等。
    要點7.如果我們已經有每日站會了呢?
          這個問題更多來自于技術研發型項目,研發日常已經每日同步了,那自然不需要再依靠周會來同步狀態。這種情況下,視項目變動情況、團隊管理需求,可以將周會提升為主要針對項目概況和團隊管理的會議,時間上也可以作進一步壓縮。如無此需求,也可以省略周會,但建議保留月會或者雙周會,主要用于項目整體情況和調整的事宜。
    周報
          很驚訝我居然寫了那么多關于周會的事兒,原來真的不那么簡單……通過統計,發現并不是每個項目經理都在寫周報,有兩類原因:一是項目本身復雜到項目經理沒有能力描繪清楚整個項目各處的完整情況;二是周報約定于周會紀要了,因此省略。
          衡量周報有效性的很好判斷標準就是,有多少人真的會打開周報來看?又有多少人會認真看周報里的信息?
          當然,要警惕周報萬能論,不可能依靠周報來溝通具體的待辦事項,誰干什么,還是要面對面溝通到位,周報上呈現的更多是讓團隊“透明”地了解信息,而不是帶來任何surprise。
    那么寫好周報又有些什么細節呢?
    細節1.周報應該包括什么?
          包括整體進展、整體風險、各子線狀態、各子線風險。周報應該讓大家清楚重要的進展,目標達成情況,風險狀態以及應對,總之看完周報,大家應該對項目現狀有個清晰的整體認知。
    細節2.篇幅不宜過長
          寫到進展和問題,都只寫要點,不要事無巨細都寫,周報不是為了表現工作量,更不是為了刷存在感,只說重點就夠了。
    細節3.是否包含產品數據?
          產品數據一定是敏感數據,并不適合實時向所有人公開,因此,并不需要在周報里列清數據。但既然現在團隊都有KPI指標,那如果要形成最大的團隊合力來達成目標,就必須要對KPI有分解有跟蹤。所以,周報中可以有一定的數據信息,主要目的是由數據信息指出當前的產品問題和所需的調整事項。與此同時,要把控好周報的分發范圍。
    細節4.適當圖形化
          沒有人愿意花十分鐘以上來讀一份周報,因此我們應該提高信息表達效率,適當將信息圖形化,提高周報的閱讀效率。
    細節5.控制寫周報的時間和復雜度
          一份周報的準備時間應該控制在1-2小時以內。如果你的周會紀要本身和周報有了不小的重合,那也確實可以考慮兩者合二為一。
          每每寫完了一些細節,我們都需要抬起頭來思考一下這些細節背后的意義。我們并不是為了“匯報”而來討論周會和周報,恰恰是因為這兩個環節是非常重要的“溝通平臺”架設的部分,既可以給團隊提供基本的“信息透明”,又可以有效推動重要問題的思考和討論,讓大家避免一頭扎在細節工作中,而忘了抽身審視自己進而持續改進。
     
    (本資訊于2017-12-02首次發布)


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