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資深項目經(jīng)理總結【京東研發(fā)部】高效的項目會(huì )議注意事項

2018-11-09    來(lái)源:常笑 京東信息化+
會(huì )議角色
1、會(huì )議組織者
2、議題提出者
3、參會(huì )人員
 
 
總體要求
  1、目的要求:明確會(huì )議目的及主題并會(huì )前通知所有參會(huì )者。
  2、主題要求:一次會(huì )議最好只有一個(gè)主題,最多不要超過(guò)三個(gè)。
  3、議程要求:要有明確的議程及時(shí)間分配規則,需要設定時(shí)間,準時(shí)開(kāi)始與結束。
  4、參會(huì )人要求:本著(zhù)“相關(guān)性”和“少而精”的原則,精選參會(huì )人,避免“陪綁”的現象。
  5、指定主持人:會(huì )議主持人要嚴格按照會(huì )議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì )議的主持和控制。
  6、紀要要求:具備準確完整、可執行的會(huì )議記錄,包含議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì )人、主持人、記錄人、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會(huì )議附件等。
  7、時(shí)間要求:選擇合適的時(shí)間,如上午10:00點(diǎn)到12:00點(diǎn)、下午2:00點(diǎn)到4:00點(diǎn)比較適合開(kāi)會(huì )。
  8、地點(diǎn)要求:選擇合適的地點(diǎn),如會(huì )議室大小、桌椅擺放、安靜的場(chǎng)所等。
 
 
小貼士
會(huì )議公式
1)開(kāi)會(huì )+不落實(shí)=零
2)布置工作+不檢查=零
3)抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)
 
 
會(huì )前準備
1、會(huì )議組織者:
  1)明確會(huì )議的目的、主題并通知所有參會(huì )人員;如果會(huì )議的主題,不是由會(huì )議組織者確定,還需在會(huì )前征詢(xún)相關(guān)人收集并整理的會(huì )議主題。
  2)確定會(huì )議的方式:面對面會(huì )議、電話(huà)會(huì )議、視頻會(huì )議等。
  3)提前準備好會(huì )場(chǎng)、開(kāi)會(huì )設施(比如電腦、投影儀、白板、白板筆、激光筆等)、會(huì )議討論材料、會(huì )議簽到表等。
  4)至少會(huì )前提前1天發(fā)邀請給參會(huì )人員,說(shuō)明會(huì )議的目的、主題、會(huì )議議程、會(huì )議形式、開(kāi)始時(shí)間、持續時(shí)長(cháng)、地點(diǎn)、參會(huì )人等信息。
2、議題提出者:
  準備好會(huì )議材料并提前郵件發(fā)送給所有參會(huì )人員。
3、參會(huì )人員:
  提前查看材料并做好準備。
 
 
會(huì )議期間
1、會(huì )議組織者:
  1)按照會(huì )議議程對每個(gè)議題控制時(shí)間,避免泛泛而談或海闊天空。
  2)會(huì )議時(shí)間需控制在1.5到2H以?xún)取?/span>
  3)可設置時(shí)間提醒,如現在還有60分鐘、30分鐘、10分鐘等。
  4)決議需要形成記錄并當場(chǎng)宣讀出來(lái)確認。
2、議題提出者:
  講解每個(gè)議題,聽(tīng)取與會(huì )者的意見(jiàn)和建議。
3、參會(huì )人員
  需要積極參與到會(huì )議議程中來(lái),圍繞會(huì )議主題展開(kāi)討論。
 
 
會(huì )后總結
會(huì )議組織者:
  1、落實(shí)完整、可執行的會(huì )議記錄。
  一般包括:
  1)過(guò)程記錄;
  2)各項決議列表;
  3)待決問(wèn)題列表;
  4)下一步的行動(dòng)計劃,包含具體負責人員和完成期限。
  2、跟蹤各項決議的落實(shí)情況。
 
 
(本資訊于2015-06-15首次發(fā)布)


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