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        第59講:項目里程碑和WBS

        2018-11-09    來源:智慧精益首創 鐘立祥
        項目管理人員必備| 突破項目管理難點:從里程碑計劃到WBS
         
         
        為什么要學項目管理?
              我們企業推行精益生產,智能制造都涉及到變革,而變革都是以項目的方式開展的。項目一般有兩種:
        ●持續改善型的項目,比如精益生產、效率提升、質量改善、庫存減少等;
        ●創新性的項目,比如技改項目、信息化項目等。
         
              不管是創新性的項目,還是持續改善的項目,都是以項目的方式開展的。它有明確的起始時間、有明確的范圍、有明確的目標、有明確的責任人及有一個臨時的團隊。這是我們為什么要花這么多時間學習項目管理的重要原因。
         
              在企業管理中,特別是中小企業或快速發展的企業,影響團隊效率的原因很多是員工沒有共同的工作語言及工具方法,這樣大家溝通交流就比較困難。比如,工作時有人講四川話,有人講湖南話,有人講廣東話,那團隊溝通上工作效率肯定不高,但如果大家都說普通話則能更好的解決溝通問題。換而言之,如果企業員工都掌握共同的語言,共同的工具方法,都以同樣的語言工作,溝通交流自然暢通,工作效率也必然提升。所以,學習項目管理的工具方法,用項目管理模式來工作是我們提高工作效率的一個重要的方法。
         
              項目管理的內容非常多,比如干系人的管理,及計劃的時候要用的很多技術:甘特圖,時間估算的方法與技巧等。今天主要跟大家分享我認為非常重要的兩個基本概念:項目里程碑和WBS。
         
        什么是項目里程碑?
              里程碑,英文名Mile Stone。做計劃非常重要的就是里程碑計劃。過去在路上經常會有石碑,石碑上面寫著多少里?,F在沒有石碑,我們看到在馬路上或高速公路上都有路牌,路牌上寫著到哪個出口還有多少公里。這個我們就可以理解為里程碑,就是重要的標識。
         
        舉個栗子
              我從深圳南山科技園去北京,我怎么去呢?我做飛機去。那這個里程碑怎么劃分呢?
         
              我們先一起來理下過程:
              從科技園出發→坐的士去地鐵站→上地鐵→出地鐵站步行去取登機牌→過安檢→候機→登機→下飛機→打車去酒店。
         
              這里面哪些是關鍵點呢?
              第一個關鍵點:出發上的士。上了地鐵,下了地鐵過安檢要不要做成里程碑呢?我個人覺得就沒有必要。下了地鐵走路取登機牌、安檢,這個時間是可控的,沒有什么變數。
              第二個關鍵點:登機。眾所周知,飛機經常晚點,登機可以作為標志性的一個環節,基本上登機了就可以跟接你的人聯系,就是時間比較靠譜。雖然也有登機后在機上停留等待的,但這種情況相對少。
              第三個關鍵點:下飛機后到打車。
              第四個關鍵點:到達酒店。
         
              由此可見,里程碑設置不是以距離也不是以時間,而是以你對項目進度管控的力度。它是能起到決定性作用的關鍵點或明顯的標志。
         
              我們管理項目,首先,得知道我們要管理什么;其次,要知道哪些點需要管理;然后,要知道哪些點是對我們目標達成起關鍵性作用的。這些點就是我們的里程碑管控的重點。
         
        WBS 工作任務分解
              Work Breakdown Structure
              WBS是把項目交付成果和項目工作分解成較小的,更易于管理的組成部分的過程。
         
              WBS任務分解在項目管理中是非常重要的。我們有時候說執行力不行,往往就是分解落實不到位?;蛘呤侨蝿辗纸獠豢茖W,或者是任務分解太粗不夠細。
         
              任務分解到什么程度呢?是不是越細越好呢?
        也不一定。
              基本上分解成小的任務4-7個是比較合理的,太少過粗,太多管控不過來。管理幅度太大或太小都不利于管理。那么,分解幾層及分解多細呢?我覺得就是分解到可執行、可檢查,可以估算這個項目所需要的時間和費用。
         
         
              分解的目的就是為了管理。把時間、費用、結果、交付物說清楚和可管控,這是WBS分解的標準。WBS分解完后要寫WBS字典,這個字典包括任務編號、任務名稱、這個任務的輸入是什么、輸出是什么?衡量這項任務的標準是什么?這項任務的責任人是誰?我們在做WBS時可以立一個標識貼。
         
              任務分解完后要排計劃。排計劃的過程中,有緊前工序,緊后工序的,有的沒有。我們在排任務計劃時要具有靈活性,必須哪件事做了才能做下一件事的,我們按順序排起來。這在我們排計劃時一定要注意。
         
              網絡圖是排計劃的一個重要方法。我們可以通過網絡圖,把WBS任務排列起來。通過網絡圖的方法,可以調節開始時間、截止時間。在這里有一個非常重要的就是關鍵路徑,一定要把關鍵路徑找出來。識別關鍵路徑是非常重要的,它是不可調整的,其它非關鍵路徑是可以調整的。
         
        寫在最后
              我們在做項目管理時,有一些軟件也是可以幫到我們的,比如微軟Microsoft Project,網上有很多管理軟件,有的是免費的,都可以幫到大家。有的人喜歡EXCLE表,也是可以的。
         
              有關項目管理的工具方法特別多,我結合自己項目管理的經驗,重點跟大家分享項目管理里面會出現的各種“坑”,或容易遇到的問題及困惑。強烈建議大家去看書,結合自身的理論和實踐去學習。
         
        名詞解釋
         
        1:里程碑計劃
        里程碑計劃是一個目標計劃,它表明為了達到特定的里程碑,去完成一系列活動。里程碑計劃通過建立里程碑和檢驗各個里程碑的到達情況,來控制項目工作的進展和保證實現總目標。里程碑計劃一般分為管理級和活動級。
         
        2:工作分解結構
        Work Breakdown Structure(簡稱WBS)跟因數分解是一個原理,就是把一個項目,按一定的原則分解,項目分解成任務,任務再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個人的日?;顒又?,直到分解不下去為止。即:項目→任務→工作→日?;顒?/span>

        3:關鍵路徑
        在項目管理中,關鍵路徑是指網絡終端元素的元素的序列,該序列具有最長的總工期并決定了整個項目的最短完成時間。關鍵路徑的工期決定了整個項目的工期。一個項目可以有多個,并行的關鍵路徑。關鍵路徑方法是由杜邦公司發明的。
         


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