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當項目管理遇到知識管理,將碰撞出什么樣的火花?——理念篇

2018-11-09    來(lái)源:企業(yè)管理縱橫談
      企業(yè)要發(fā)展,就需要基于市場(chǎng)需求與自身產(chǎn)品、技術(shù)、業(yè)務(wù)及商業(yè)模式,通過(guò)持續的”業(yè)務(wù)實(shí)踐-沉淀反思-總結創(chuàng )新“推動(dòng)與生長(cháng)閉環(huán),逐步探索形成真正屬于自己的發(fā)展之路。
      大部分企業(yè)主要是通過(guò)項目模式開(kāi)展業(yè)務(wù),交付客戶(hù)價(jià)值。要保障項目整體的價(jià)值目標有效達成,除了人、財、物的有效輸入,還需要確保有系統性的優(yōu)質(zhì)知識輸入,未來(lái)同類(lèi)項目也需要從歷史項目中獲取學(xué)習成功經(jīng)驗與有效方法。
      尤其當項目所處的環(huán)境、條件與需求與原有區域、市場(chǎng)、客戶(hù)等情況存在較大差異,亦或是屬于新產(chǎn)品或新業(yè)務(wù)孵化創(chuàng )新類(lèi)項目時(shí),所啟動(dòng)的每個(gè)項目在實(shí)施中是否做好全面針對性知識輸入與系統性總結沉淀,將不只影響當期項目的實(shí)施與交付成效,同時(shí)也對未來(lái)同類(lèi)型項目的建設啟動(dòng)與運營(yíng)交付,以及更深遠的企業(yè)業(yè)務(wù)規范運營(yíng)管理與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展創(chuàng )新具有直接影響意義。
      如何通過(guò)做好項目級知識管理,來(lái)支撐當期項目的優(yōu)質(zhì)實(shí)施交付與業(yè)績(jì)目標達成,同時(shí)為未來(lái)同類(lèi)新項目提供優(yōu)質(zhì)知識經(jīng)驗與專(zhuān)業(yè)能力輸入,并支持產(chǎn)品技術(shù)、業(yè)務(wù)模式及管理機制的優(yōu)化創(chuàng )新,持續打造與優(yōu)化組織的業(yè)務(wù)交付能力與品牌價(jià)值,則需要引入系統性的項目級知識管理方法與機制,促進(jìn)項目知識經(jīng)驗沉淀萃取與學(xué)習應用傳承。
      系統性的項目知識管理方法機制對應到項目不同周期階段包含三大環(huán)節,同時(shí)有兩條線(xiàn)一以貫之始終在并行融合推進(jìn),一是學(xué)習應用線(xiàn),二是知識沉淀線(xiàn):
1)事前學(xué):項目啟動(dòng)前的KM PLAN(項目知識管理規劃)、項目事前學(xué);
2)事中學(xué):過(guò)程中成果沉淀,項目事中學(xué)(事后回顧AAR/同行協(xié)助PI);
3)事后學(xué):收尾階段的項目回顧與知識收割(經(jīng)驗萃取/文檔收割)。
      三者在實(shí)際運行中是相互融合關(guān)聯(lián),成一個(gè)系統的,其相互關(guān)系為:
●KM PLAN定義學(xué)習與沉淀目標,明確內容、范圍與方式,并轉換為行動(dòng)計劃;
●項目事中學(xué)落實(shí)學(xué)習與沉淀計劃;
●項目事后學(xué)驗證計劃,系統性整理提煉全項目?jì)r(jià)值成果,并就過(guò)程中個(gè)案性新情況進(jìn)行針對性分析總結與提煉以備后續復用。
 
      從“以終為始”的視角來(lái)看,在這 個(gè)關(guān)系網(wǎng)絡(luò )中的“KM PLAN”與”知識總結收割“之間的關(guān)系最為緊密微妙:前者為后者總結收割的目標與行動(dòng)計劃框架,指導后者在”清醒與有的放矢“的狀態(tài)下有序落實(shí)并輸出成果。后者是計劃落實(shí)的實(shí)際重要載體,經(jīng)有效系統性總結收割后所沉淀輸出的成果,原則上會(huì )保障規劃中的項目知識內容與經(jīng)驗都會(huì )被整體無(wú)遺漏地萃取回收。同時(shí)也會(huì )就基于項目實(shí)際實(shí)施交付過(guò)程中的新場(chǎng)景、新情況、新問(wèn)題、新需求所引發(fā)出的新的知識經(jīng)驗進(jìn)行全面精準的沉淀萃取。
 
1.事前學(xué)——KM PLAN(項目知識管理規劃)、項目事前學(xué)
      項目事前學(xué)環(huán)節重心在于落實(shí)兩個(gè)點(diǎn)——一是規劃落實(shí),一是學(xué)習導入。
1) KM PLAN
      項目啟動(dòng)前需由項目組發(fā)起,知識管理總策劃,業(yè)務(wù)管理與支撐團隊協(xié)同支持,根據項目整體與節點(diǎn)性業(yè)務(wù)交付等目標需求、項目特性與流程工作內容、角色人員架構的能力儲備等因素,共同探討,制定本項目知識管理方案(事前-事中-事后學(xué)),具體內容包含兩部分:項目沉淀規劃、項目學(xué)習規劃。
項目知識沉淀規劃
      項目知識沉淀規劃是指就本項目,在知識輸出、經(jīng)驗萃取、反思沉淀等方面的工作在行動(dòng)之始進(jìn)行系統性思考規劃。就目標、內容、分工、方法、策略、計劃、衡量與獎懲標準達成共識,并且嵌入到項目流程與整體項目計劃中,明確各知識輸出、交付、回顧、總結的行動(dòng)節點(diǎn),責任到角色、團隊與崗位。
      后續項目運行到各交付節點(diǎn)時(shí),相應責任人需按計劃提交相關(guān)的交付件,并且此交付件的質(zhì)量也需要正式納入到相關(guān)責任團隊/角色的績(jì)效評價(jià)指標體系中。后期項目知識沉淀計劃的達成效果經(jīng)轉化為可衡量的指標數據,需及時(shí)落實(shí)相關(guān)績(jì)效評價(jià)與激勵,讓項目組團隊及各成員角色的知識能力與對組織的知識價(jià)值貢獻度被定義、衡量、體現、評價(jià)與激勵,并進(jìn)而納入組織與人才發(fā)展的評價(jià)與培養體系架構中。
      以終為始,系統規劃,以此保障每個(gè)項目的運作都是“記憶清晰完整沉淀”的。
項目學(xué)習規劃
      每個(gè)項目為了達成交付目標,對項目組團隊整體及成員個(gè)體的知識與能力儲備有相應明確要求,清晰識別并明確定義項目能力要求標準,再針對現有項目團隊人員的實(shí)際能力、知識與經(jīng)驗準備度做相應評估審視,往往會(huì )存在一個(gè)“能力Gap”。針對此“Gap”的必要性補足彌合需求,則需要通過(guò)策劃學(xué)習導入方案,制作提供項目知識包與學(xué)習地圖、組織實(shí)施項目學(xué)習導入行動(dòng)來(lái)落實(shí),這一系列行動(dòng)的關(guān)鍵之始就是做好一個(gè)科學(xué)適用的項目學(xué)習規劃。
      設計針對性學(xué)習方案與行動(dòng)計劃,明確團隊整體與關(guān)鍵角色個(gè)體需要提升與習得的能力項與能力值,設計搭建適宜的學(xué)習導入方式與支撐工具,形成“項目學(xué)習知識地圖”與《項目學(xué)習導入計劃》(根據實(shí)際需求,設計提供由項目知識包、項目知識Owner圖譜、線(xiàn)下培訓、專(zhuān)家協(xié)助、協(xié)同研討等形式組成的“項目學(xué)習組合拳”,場(chǎng)景化學(xué)習導入),借助知識平臺(項目社區是比較好的學(xué)習支撐方法與工具)分批次按場(chǎng)景落實(shí)學(xué)習計劃,提供學(xué)習導入與項目賦能支持,推動(dòng)“干中學(xué)”的學(xué)習價(jià)值及時(shí)實(shí)轉化為項目工作實(shí)際交付的能力價(jià)值,幫助項目過(guò)程工作實(shí)施、痛難點(diǎn)問(wèn)題解決與團隊能力搭建。
2) 學(xué)習導入
      在項目立項后與啟動(dòng)會(huì )前,項目組協(xié)同知識管理,面向項目組全體,組織召集項目首輪“事前學(xué)”,落實(shí)上述《項目學(xué)習導入計劃》的項目啟動(dòng)前環(huán)節的事前學(xué)內容與計劃,讓項目以“有理解,有共識,有準備”的基礎上啟動(dòng),讓項目組團隊與關(guān)鍵角色獲得項目實(shí)施交付的協(xié)同認知理解與系統全面的項目知識技能,以及對可能的風(fēng)險與問(wèn)題的識別預判與規避解決之道的準備。
      具體項目事前學(xué)環(huán)節學(xué)習什么?誰(shuí)來(lái)學(xué)習?如何學(xué)習?如何設計與組織落實(shí)項目事前學(xué)?
 
2.事中學(xué)——成果沉淀,項目事中學(xué)(事后回顧AAR、同行協(xié)助PI)
      項目啟動(dòng)后,隨著(zhù)項目交付各階段業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展與成果輸出,項目啟動(dòng)前所制定的知識規劃(《KM PLAN-項目學(xué)習計劃/知識沉淀計劃》)也同步有序落實(shí)。
      一方面將落實(shí)各階段知識輸出成果的回收,以及項目當前階段節點(diǎn)或事件性的經(jīng)驗總結萃??;另一方面則落實(shí)項目階段性學(xué)習計劃,以及突發(fā)或事件性問(wèn)題解決導向的學(xué)習導入,何時(shí)學(xué)習,學(xué)習什么,向誰(shuí)學(xué)習由項目交付整體目標與當前項目推進(jìn)情況及問(wèn)題需求來(lái)確定。
      學(xué)習導入與沉淀總結的組織召集由項目組(項目經(jīng)理,項目知識專(zhuān)責)發(fā)起,知識管理協(xié)同支持。具體的學(xué)習與總結方式方法選擇可按實(shí)際項目特性、場(chǎng)景需求來(lái)確定,以下介紹2個(gè)較為常見(jiàn)的方法模型,它們的應用過(guò)程既是項目交付優(yōu)化落地與問(wèn)題解決的過(guò)程,也是項目團隊學(xué)習與總結沉淀的過(guò)程:
1)事后回顧AAR(After Action Review)
      AAR是目前知識管理實(shí)踐中應用最為廣泛的工具之一。是美國陸軍采用的一項任務(wù)后的檢視方法。通過(guò)對一個(gè)項目或一項行動(dòng)的專(zhuān)業(yè)性討論,參加者可以更清晰的了解發(fā)生了什么、為何發(fā)生、什么進(jìn)行得很好、什么還需要改進(jìn),以及如何維持優(yōu)點(diǎn)并改進(jìn)缺點(diǎn)。
AAR的應用價(jià)值不局限于問(wèn)題導向,并非都是為了改善什么,也可以為了識別萃取有用的知識,輸入到組織學(xué)習。通過(guò)AAR,項目團隊成員能在項目與活動(dòng)的生命周期中獲取相關(guān)的隱性知識,并將之顯性化,避免了知識隨著(zhù)項目團隊解散而流失。
      回顧總結也是很好的團體協(xié)同學(xué)習方式,有助于在思路與經(jīng)驗交流碰撞中激發(fā)產(chǎn)生新的理解,并能進(jìn)一步馬上響應到行動(dòng)上解決問(wèn)題,并籍此大大提高組織內隱形知識的顯性化、傳播和應用,從而大大地提升了組織學(xué)習能力,同時(shí)也有效支撐了組織團隊能力的實(shí)實(shí)在在增進(jìn)與成長(cháng)。
      事后回顧的具體方式方法可根據實(shí)際需求場(chǎng)景與目標內容確定,最為重要的一點(diǎn)是,完成事后回顧一定要導出至可落地、可量化的行動(dòng)計劃,落實(shí)到實(shí)踐行動(dòng)中,并跟進(jìn)落實(shí)實(shí)效與后續優(yōu)化。
      回顧總結輸出的方案報告,尤其經(jīng)實(shí)踐檢驗并調優(yōu)后的方案版本,需要在應用執行的同時(shí),及時(shí)沉淀進(jìn)項目知識經(jīng)驗包,優(yōu)化終版經(jīng)項目知識收割后統一上傳平臺,發(fā)布共享。
2)同行協(xié)助PA(Peer Assist)
      項目執行過(guò)程中,尤其是遇到新問(wèn)題或突發(fā)難題時(shí),如果其針對性適用的方法與經(jīng)驗在本項目團隊能力經(jīng)驗架構中不能被直接獲取。為保障問(wèn)題及時(shí)有效解決,項目順暢運行交付,就需要識別與引入項目團隊架構以外的“外腦”支持,它可以來(lái)自于公司其它同類(lèi)型項目組、擁有問(wèn)題解決對應知識經(jīng)驗的知識Owner,甚至公司外具有同類(lèi)知識與經(jīng)驗的專(zhuān)家。
      形式上可以采用遠程線(xiàn)上交流、線(xiàn)下點(diǎn)對點(diǎn)交流、現場(chǎng)指導、問(wèn)題解決協(xié)同工作會(huì )議等。在問(wèn)題獲得有效解決、知識經(jīng)驗學(xué)習導入后,需跟蹤評估后續應用落實(shí)成效,如屬于經(jīng)實(shí)踐檢驗確認的有效方法經(jīng)驗,需要做好相關(guān)內容的整理沉淀,制作成知識平臺專(zhuān)題內容產(chǎn)品上線(xiàn),面向更大適用范圍分享推廣,讓真正精準優(yōu)質(zhì)的經(jīng)驗與解決方案為組織賦能及時(shí)貢獻價(jià)值。
 
3.事后學(xué)——項目回顧與知識收割
1)項目回顧
      每個(gè)項目進(jìn)入結項總結環(huán)節或關(guān)鍵活動(dòng)周期結束后,除去例行的對項目工作運行、交付情況及成果做梳理回顧外,還需要應用項目回顧方法側重捕獲經(jīng)驗教訓。
它要解決的問(wèn)題是:一是如何讓本輪業(yè)務(wù)循環(huán)中所做與所遇到的事轉化為項目當前團隊與個(gè)體更優(yōu)的業(yè)務(wù)理解、執行經(jīng)驗與專(zhuān)業(yè)能力。二是如何讓今天項目的知識成果與經(jīng)驗教訓轉化為未來(lái)項目的成功?項目回顧最好在項目結束(或里程碑點(diǎn))兩周內進(jìn)行。
2)知識收割——著(zhù)眼未來(lái)應用,總結提煉當下
      處于項目收尾環(huán)節前后的項目知識收割是一種組織知識沉淀與經(jīng)驗萃取的方法論,它的目的是著(zhù)眼未來(lái)應用,關(guān)注組織賦能與機制創(chuàng )新,總結沉淀經(jīng)驗,學(xué)習內化賦能?;?ldquo;未來(lái)應用支撐”的目標關(guān)鍵詞考量,知識收割工作在策劃之始就會(huì )邀請“未來(lái)應用者”角色(同類(lèi)新項目組及支撐體系團隊的關(guān)鍵角色)參與進(jìn)來(lái),共同探討設計收割的核心目標(組織層面的需求目標、項目應用交付層面的需求目標、人才賦能層面的需求目標)、輸出與內容形式、行動(dòng)計劃,用未來(lái)應用需求定義當下收割目標內容,牽引拉動(dòng)收割更務(wù)實(shí)有效地實(shí)施。它主要包含兩部分收割——文檔收割,經(jīng)驗收割。
      需要強調的一點(diǎn)是——項目知識收割并非針對所有項目實(shí)施,對于成熟業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō),相關(guān)項目是否有必要啟動(dòng)系統性知識收割是需要基于一定標準進(jìn)行篩選確定的,PMO與知識管理角色可共同制定與推動(dòng)落實(shí)相關(guān)標準。知識收割的啟動(dòng)主要針對重大/創(chuàng )新/新市場(chǎng)進(jìn)入項目;高效益高口碑高關(guān)注度項目;重大失誤項目;在組織能力短板、業(yè)務(wù)技術(shù)痛點(diǎn)維度有重要突破或最佳實(shí)踐的項目等。但知識收割相關(guān)的知識總結邏輯思路將同樣適用于每個(gè)項目結束時(shí)的常規性的總結回顧。
      知識收割的結果要結合KM平臺在線(xiàn)展示,讓更多的人參與學(xué)習并共享探討,甚至是優(yōu)化創(chuàng )新?;跇I(yè)務(wù)最佳實(shí)踐提煉總結的流程類(lèi)(新業(yè)務(wù)項目的流程梳理 、成熟業(yè)務(wù)的流程局部子流程優(yōu)化輸入等)的知識成果需要會(huì )同業(yè)務(wù)與運營(yíng)管理協(xié)同,推動(dòng)固化到后續項目實(shí)施的流程及標準機制中;產(chǎn)品技術(shù)與應用的開(kāi)發(fā)與優(yōu)化升級需求也將及時(shí)傳遞輸入至研發(fā)及工程技術(shù)體系,拉動(dòng)相關(guān)產(chǎn)品與技術(shù)研發(fā)工作?;诖诉壿嬎悸?,可持續系統性提高組織同類(lèi)項目的交付能力與支撐保障能力。
 
個(gè)人能力到項目能力,再到組織能力,知識收割起到了重要的管道與催化作用。
 
      同一個(gè)項目及組織成員,在項目知識管理的業(yè)務(wù)循環(huán)中,承擔著(zhù)多重角色:除去做為使用者與學(xué)習方的角色在接受歷史TA項目的知識收割成果經(jīng)驗的輸入應用外,同時(shí)也是本業(yè)務(wù)體系持續建設規范與優(yōu)化創(chuàng )新者角色,以及面向未來(lái)同類(lèi)伙伴項目啟動(dòng)事前學(xué)與交付保障的知識傳承支撐角色存在。
      當項目“事前學(xué) - 事中學(xué) - 事后學(xué)”成為正式化常態(tài)化的業(yè)務(wù)及管理運營(yíng)機制,每個(gè)項目從籌備啟動(dòng)開(kāi)始直到項目結項,都能持續獲得針對性的知識支撐保障,同時(shí)有目標有計劃有分工地有序落實(shí)項目知識價(jià)值的識別定義與提煉沉淀。
      公司內通過(guò)完善成熟運營(yíng)的項目知識管理方法機制與KM平臺,構建起一個(gè)與業(yè)務(wù)緊密綁定、共同生長(cháng)互動(dòng),具有持續生命力的項目知識資產(chǎn)平臺,系統性持續沉淀、共享公司業(yè)務(wù)發(fā)展與項目實(shí)踐中的所有關(guān)鍵成果知識與經(jīng)驗,它將結合良性的項目/組織學(xué)習協(xié)同機制做為每個(gè)新項目交付過(guò)程中的強大知識資源池與兵法彈藥庫。
      系統性設計與推動(dòng)落實(shí)項目知識管理機制,將確保每個(gè)項目在記憶完整、認識清晰的基礎上規范高效運行,達成優(yōu)秀價(jià)值交付,同時(shí)也會(huì )拉動(dòng)公司各維度各層面組織與角色,在優(yōu)化公司項目協(xié)同保障的共識基礎上,就產(chǎn)品技術(shù)、業(yè)務(wù)運營(yíng)、流程體系、市場(chǎng)客戶(hù)、管理機制,乃至公司戰略層面進(jìn)行一體化的審視思考、預警共識、優(yōu)化創(chuàng )新,共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)與管理的動(dòng)態(tài)生長(cháng)與良性變革。
 


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